General Terms and Conditions of Warendorf
GENERAL TERMS AND CONDITIONS WARENDORF
Warendorf partnership
1. Warendorf is a partnership of private companies with limited liability. Warendorf is registered at the Commercial Register under number 34374797
Principal – mandatary
2. All instructions of the client are accepted and carried out exclusively by Warendorf partnership, even if it is the express or implied intention that the instructions will be carried out by any specific person. The applicability of Section 7:404 of the Dutch Civil Code and the applicability of Section 7:407(2) of the Dutch Civil Code are expressly excluded.
Use of services of third persons
3. Warendorf is authorized to engage third persons for carrying out the client’s instructions. When engaging third parties, Warendorf will consult with the client in advance insofar as opportune and possible, and Warendorf will in any event exercise due care when selecting third parties.
4. It may happen that third parties, engaged for the performance of an instruction of the client, wish to limit their liability in this respect. Warendorf is also authorised in all client instructions to accept a limitation of liability from third parties engaged by Warendorf.
5. Warendorf shall not be liable for any shortcoming, lack of care or wrongful conduct of third persons irrespective whether the third parties are engaged by Warendorf or by the client.
Limitation of liability
6. Any liability of Warendorf shall be limited to the amount paid in the relevant matter under the professional liability insurance(s) taken out by Warendorf, increased by the amount of the own risk for the account of Warendorf under the terms of the policy.
7. If and to the extent, for whatever reason, no payment is made under the aforementioned professional liability insurance(s), any liability shall be limited to the amount equal to three times the fee charged by Warendorf to the client and actually paid by the client on account of it carrying out the client’s instructions which gave rise to liability, with a maximum of EUR 100,000.
8. All claims for damages by the client against Warendorf shall lapse one year after the day the client became aware or could reasonably have become aware of the damage and Warendorf’s possible liability for it.
9. Any liability of persons associated with Warendorf is expressly excluded. In these General Terms and Conditions, “persons associated with Warendorf” are understood to mean: partners of Warendorf, directors of partners, all those who work or have worked for Warendorf and all persons who are or have been engaged or involved in any way in the performance of any assignment of the client. Any reference to “persons” includes natural persons and legal entities.
Indemnification by the client
10. The client indemnifies Warendorf and any persons associated with Warendorf against all claims – including the costs incurred and to be incurred by Warendorf and any persons associated with Warendorf in that respect – of third parties, which are in any way related to the services rendered by Warendorf for the client, unless such claims are the result of gross negligence or willful misconduct by Warendorf.
Fees and invoicing
11. Unless otherwise agreed, the fees due by the client shall be calculated on the number of hours spent multiplied by the applicable hourly rate. These hourly rates will be set by Warendorf from time to time.
12. Notarial work for which a compulsory scale of fees is applicable pursuant to the regulations of the Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (Professional Organisation of Civil Law Notaries or KNB) shall be charged with due observance of these regulations.
13. A percentage of 6% of the fee will be charged for fixed office expenses (such as postage, telephone and copying costs). Disbursements paid by Warendorf on behalf of the client shall be invoiced separately. All amounts shall be exclusive of V.A.T.
14. Invoices sent by Warendorf to the client must be paid within 14 days from the invoice date. Failing timely payment, Warendorf is entitled to charge statutory interest, as well as extrajudicial and judicial collection costs.
Miscellaneous
15. Client agrees that Warendorf uses electronic communication including e-mail in its communications with client and third parties. Client acknowledges that electronic communications are not secure and that Warendorf cannot guarantee their confidentiality. Warendorf will not be liable for any damages resulting from or arising out of the use of electronic communications.
16. Warendorf processes personal data in accordance with its Privacy Statement. The Privacy Statement can be found at https://www.warendorf.nl/privacy/.
17. Pursuant to applicable laws and regulations, including the Dutch Anti-Money Laundering and Anti-Terrorist Financing Act (“Wwft”), Warendorf is obliged to establish the identity of the client and the ultimate beneficial owner(s) of the client, and under circumstances Warendorf must report unusual transactions within the meaning of the Wwft to the authorities. The Wwft prohibits Warendorf from informing the client or others that it has made such a notification to the authorities.
18. Client may terminate an engagement at any time. Warendorf may terminate an engagement if it has valid reasons to do so, such as the client’s failure to pay Warendorf’s invoices on time. Termination by Warendorf will take place in writing.
Third-party clause, scope, applicable law, dispute clause and complaints procedure
19. The stipulations in these General Terms and Conditions are not only made for the benefit of Warendorf, but are also made by way of irrevocable third-party clause for the benefit of persons associated with Warendorf.
20. These General Terms and Conditions shall also apply in respect of supplemental and consecutive instructions of the client.
21. The legal relationship between Warendorf and the client is governed by Dutch law.
22. Disputes will in the first instance be settled exclusively by the competent court in Amsterdam, unless a dispute is submitted to the disputes committee and the disputes committee is authorised to decide thereon.
23. Warendorf’s complaint procedure for lawyers (advocatuur) applies to services rendered by or assigned to lawyers (advocaten) of Warendorf. The notarial services rendered by Warendorf are subject to the KNB complaints and disputes procedure. The complaint procedures for lawyers (advocatuur) can be found at https://www.warendorf.nl/complaints-procedure-rules/ and the KNB complaints and disputes procedure can be found at www.knb.nl and at www.degeschillencommissie.nl/english/.
24. These General Terms and Conditions have been drawn up in Dutch and English. In the case of a dispute in respect of the content or scope of these terms and conditions, the Dutch text shall prevail.
These General Terms and Conditions have been deposited at the Clerk’s office of the District Court in Amsterdam under number 17/205 and published on the Firm’s website and are in force as of 1 April 2025.
ALGEMENE VOORWAARDEN WARENDORF
Warendorf partnership
1. Warendorf is een maatschap van besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid. Warendorf is ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 34374797.
Opdrachtgever – opdrachtnemer
2. Alle opdrachten van cliënt worden uitsluitend aanvaard en uitgevoerd door de maatschap Warendorf, ook indien het de uitdrukkelijke of stilzwijgende bedoeling is dat een opdracht door één of meer bepaalde personen zal worden uitgevoerd. De toepasselijkheid van artikel 7:404 BW en de toepasselijkheid van artikel 7:407, tweede lid, BW worden uitdrukkelijk uitgesloten.
Inschakelen derden
3. Warendorf is bevoegd derden in te schakelen bij de uitvoering van een opdracht van cliënt. Warendorf zal bij het inschakelen van derden voor zover opportuun en mogelijk vooraf overleggen met cliënt en Warendorf zal bij de selectie van derden in ieder geval de nodige zorgvuldigheid in acht nemen.
4. Het komt voor dat derden, die voor de uitvoering van een opdracht van cliënt worden ingeschakeld, hun aansprakelijkheid ter zake willen beperken. Warendorf is bij alle opdrachten van cliënt eveneens bevoegd om een aansprakelijkheidsbeperking van de door Warendorf ingeschakelde derden te aanvaarden.
5. Warendorf is niet aansprakelijk voor tekortkomingen, onzorgvuldigheden of andere onrechtmatige gedragingen van derden, ongeacht of de derden door Warendorf of door cliënt worden ingeschakeld.
Aansprakelijkheidsbeperking
6. Iedere aansprakelijkheid van Warendorf is beperkt tot het bedrag dat in het desbetreffende geval op grond van de door Warendorf gesloten beroepsaansprakelijkheidsverzekering(en) wordt uitbetaald, vermeerderd met het bedrag van het eigen risico dat volgens de polisvoorwaarden ten laste van Warendorf komt.
7. Indien en voor zover – om welke reden dan ook – geen uitkering op grond van voornoemde beroepsaansprakelijkheidsverzekering(en) plaatsvindt, is iedere aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag gelijk aan driemaal het door Warendorf aan cliënt in rekening gebrachte en door cliënt daadwerkelijke voldane honorarium ter zake de opdracht in het kader van de uitvoering waarvan de aansprakelijkheid is ontstaan, doch met een maximum van EUR 100.000.
8. Alle vorderingen tot schadevergoeding van cliënt jegens Warendorf vervallen één jaar na de dag dat cliënt bekend werd of redelijkerwijze bekend had kunnen zijn met de schade en de mogelijke aansprakelijkheid van Warendorf daarvoor.
9. Iedere aansprakelijkheid van aan Warendorf verbonden personen is uitdrukkelijk uitgesloten. Onder “aan Warendorf verbonden personen” wordt in deze Algemene Voorwaarden verstaan: vennoten van Warendorf, bestuurders van vennoten, al diegenen die voor Warendorf werkzaam zijn of waren en alle personen die bij de uitvoering van enige opdracht van cliënt zijn ingeschakeld (geweest) dan wel op enigerlei wijze bij de uitvoering van enige opdracht van cliënt zijn betrokken (geweest). Elke verwijzing naar “personen” omvat natuurlijke personen en rechtspersonen
Vrijwaring door cliënt
10. Cliënt vrijwaart Warendorf en de aan Warendorf verbonden personen tegen alle aanspraken – de door Warendorf en de aan Warendorf verbonden personen in dat verband gemaakte en te maken kosten inbegrepen – van derden, die op enige wijze samenhangen met de werkzaamheden die door Warendorf voor cliënt zijn verricht, tenzij deze aanspraken het gevolg zijn van grove nalatigheid of opzet van Warendorf.
Honorarium en facturering
11. Tenzij anders overeengekomen, wordt het door cliënt verschuldigde honorarium berekend aan de hand van het aantal bestede uren vermenigvuldigd met de toepasselijke uurtarieven. Deze uurtarieven worden van tijd tot tijd door Warendorf vastgesteld.
12. Notariële werkzaamheden waarvoor op grond van verordeningen van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (“KNB”) dwingende regels gelden over de hoogte van het in rekening te brengen tarief, zullen met inachtneming van deze regels in rekening worden gebracht.
13. Voor vaste kantoorkosten (zoals porti, telefoon- en kopieerkosten) zal een percentage van 6% van het honorarium in rekening worden gebracht. Verschotten (onkosten) die door Warendorf ten behoeve van cliënt worden betaald, zullen apart in rekening worden gebracht. Alle bedragen zijn exclusief B.T.W.
14. De door Warendorf aan cliënt verzonden declaraties dienen binnen 14 dagen, gerekend vanaf factuurdatum, te worden voldaan. Bij gebreke van tijdige betaling is Warendorf gerechtigd de wettelijke rente, alsmede buitengerechtelijke en gerechtelijke incassokosten in rekening te brengen.
Algemene bepalingen
15. Cliënt stemt ermee in dat Warendorf in de communicatie met cliënt en derden gebruik maakt van elektronische communicatie waaronder e-mail. Cliënt erkent dat elektronische communicatie niet veilig is en dat Warendorf de vertrouwelijkheid daarvan niet kan garanderen. Warendorf is niet aansprakelijk voor enige schade die het gevolg is van of voortvloeit uit het gebruik van elektronische communicatie.
16. Warendorf verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met haar Privacy Statement. Het Privacy Statement is te vinden op https://www.warendorf.nl/privacy/.
17. Op grond van de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Wet ter voorkoming van witwassen en het financieren van terrorisme (“Wwft”), is Warendorf verplicht de identiteit van cliënt en de uiteindelijk belanghebbende(n) van cliënt vast te stellen en moet Warendorf onder omstandigheden ongebruikelijke transacties in de zin van de Wwft melden aan de autoriteiten. De Wwft verbiedt Warendorf aan cliënt of anderen mede te delen dat het een dergelijke melding aan de autoriteiten heeft gedaan.
18. Cliënt kan een opdracht op elk moment beëindigen. Warendorf kan een opdracht beëindigen indien het daartoe gegronde redenen heeft, zoals de niet-tijdige betaling door cliënt van declaraties van Warendorf. Een beëindiging door Warendorf geschiedt schriftelijk.
Derdenbeding, reikwijdte, toepasselijk recht, geschillenclausule en klachtenregeling
19. De bedingen in deze Algemene Voorwaarden zijn niet alleen gemaakt ten behoeve van Warendorf, maar zijn bij wijze van onherroepelijk derdenbeding mede gemaakt ten behoeve van aan Warendorf verbonden personen.
20. Deze Algemene Voorwaarden zijn ook van toepassing op aanvullende opdrachten en vervolgopdrachten van cliënt.
21. De rechtsverhouding tussen Warendorf en cliënt is onderworpen aan Nederlands recht.
22. Geschillen zullen in eerste instantie uitsluitend worden beslecht door de bevoegde rechter te Amsterdam, tenzij een geschil wordt voorgelegd aan de geschillencommissie en de geschillencommissie bevoegd is daarop te beslissen.
23. De klachtenregeling van Warendorf (advocatuur) is van toepassing op de werkzaamheden verricht door of opgedragen aan advocaten van Warendorf. Op de notariële dienstverlening door Warendorf is van toepassing de Klachten- en geschillenregeling van de KNB. De klachtenregeling van Warendorf (advcatuur) is te vinden op https://www.warendorf.nl/complaints-procedure-rules/ en de Klachten- en geschillenregeling KNB op www.knb.nl en www.degeschillencommissie.nl.
24. Deze Algemene Voorwaarden zijn in de Nederlandse en Engelse taal opgesteld. In geval van geschil over de inhoud of strekking van deze voorwaarden, zal de Nederlandse tekst bindend zijn.
Deze Algemene Voorwaarden zijn ter griffie van de Rechtbank Amsterdam gedeponeerd onder depotnummer 17/2025 en opgenomen op de website van Warendorf en gelden vanaf 1 april 2025.